Πρόκειται για μια πλήρη εφαρμογή πρωτοκόλλου, πολλαπλά πρωτόκολλα, πολλαπλούς τρόπους αναζήτησης εγγράφων και πολλές άλλες καινοτομίες.
Ενδεικτικά αναφέρουμε τα εξής πλεονεκτήματα της εφαρμογής:
- Η εφαρμογή δίνει την δυνατότητα στον χρήστη να ψηφιοποιεί όλα τα σχετικά έγγραφα, τα οποία αποθηκεύονται στην βάση δεδομένων και να ανακτούνται άμεσα προς χρήση.
- Όλα τα εισερχόμενα έγγραφα χρεώνονται ανά τμήμα και υπάλληλο.
- Σε περίπτωση που απαιτείται απάντηση του εισερχόμενου εγγράφου, ειδικές αναφορές ενημερώνουν τον προϊστάμενο σχετικά.
- Η εφαρμογή δίνει την δυνατότητα, κάθε υπάλληλος να έχει μόνο πρόσβαση ανάγνωσης των εγγράφων που έχουν χρεωθεί σε αυτόν. Έτσι δεν απαιτείται να μοιράζονται αντίγραφα των εγγράφων στους ενδιαφερόμενους.
Βασικά Χαρακτηριστικά:
- Η εφαρμογή «Διαχείριση Πρωτόκολλου» διαχειρίζεται όλα τα έγγραφα της υπηρεσίας, είτε είναι εισερχόμενα είτε εξερχόμενα.
- Ο αριθμός πρωτόκολλου δίδεται αυτόματα από το σύστημα και είναι μια ενιαία μοναδική αρίθμηση για όλα τα έγγραφα (εισερχόμενα – εξερχόμενα). Η ενιαία αρίθμηση κάθε χρόνο ξεκινάει από το 1.
- Η εφαρμογή μπορεί να διαχειρισθεί παράλληλα δύο πρωτόκολλα, το Γενικό πρωτόκολλο και το Ειδικό πρωτόκολλο. Ο αριθμός για το Γενικό πρωτόκολλο είναι το έτος και ένας αριθμός έξη ψηφίων π.χ. 500001 και για το Ειδικό πρωτόκολλο θα είναι Ε5000001.
- Δικαίωμα διαγραφής εγγραφής ή διόρθωσης σημαντικών στοιχείων, έχουν μόνο εξουσιοδοτημένοι χρήστες.
- Η εφαρμογή δίνει την δυνατότητα στον χρήστη, να ορίζει τα τμήματα στα οποία θα διαβιβασθεί και να παράγει σχετική κατάσταση.
- Η εφαρμογή δίνει την δυνατότητα στον χρήστη, να ορίζει ποια εισερχόμενα έγγραφα χρήζουν απάντησης και να παράγει σχετική κατάσταση.
- Η εφαρμογή δίνει την δυνατότητα στον χρήστη, τα εξερχόμενα έγγραφα που είναι απάντηση σε εισερχόμενα έγγραφα, να πρωτοκολλούνται με τον ίδιο αριθμό πρωτοκόλλου που πήρε το αντίστοιχο εισερχόμενο.
- Η εφαρμογή δίνει την δυνατότητα στον χρήστη, να κωδικοποιεί ορισμένα χαρακτηριστικά των εγγράφων για μεγαλύτερη ευκολία στην καταχώρηση και στην αναζήτηση. Όπως: είδη εισερχόμενων – εξερχόμενων εγγράφων, τρόποι λήψης ή αποστολής εγγράφων, προελεύσεις – προορισμοί εγγράφων, περιλήψεις εισερχόμενων – εξερχόμενων εγγράφων και κωδικοί φακέλων αρχειοθέτησης εγγράφων.
- Η εφαρμογή δίνει την δυνατότητα στον χρήστη, να εισάγει όλα τα έγγραφα σε ηλεκτρονική μορφή έτσι ώστε να δημιουργηθεί μια βάση δεδομένων όπου θα είναι δυνατή η γρήγορη αναζήτηση τους.
Για περισσότερες πληροφορίες και αναλυτική περιγραφή του προϊόντος παρακαλώ επικοινωνήστε μαζί μας.
ΣΧΕΤΙΚΑ ΑΡΧΕΙΑΕγχειρίδιο Διαχείρισης Πρωτοκόλλου